Co jsou typy projektů?
Typy projektů určují, jak jsou v eKaizenu strukturovány a řízeny zlepšovací projekty.
Vztahují se k nim:
- Dostupná pole v projektových kartách a formulářích pro podání návrhů.
- Workflow a výchozí seznam úkolů, což zajišťuje správné kroky a schvalování pro různé typy zlepšovacích aktivit (např. A3 projekty, drobná zlepšení).
- Formuláře pro podání návrhů (pro zaměstnance – různý pro různé typy aktivit)
Správné nastavení typů projektů umožňuje hladké podávání, vyhodnocování a realizaci nápadů.
Postup nastavení
1️⃣ Vytvoření nového typu projektu
- Přejděte do Předvolby závodu → Typy projektů a klikněte na Nový.
- Pojmenujte typ projektu (např. „Malý zlepšovák“).
- Přidejte popis.
- Přiřaďte odpovědného uživatele, pokud je to relevantní (např. pokud mají všechny „skoronehody“ nejprve spravovat konkrétní osoby ve vaší organizaci).
2️⃣ Definování polí projektu
- Vyberte, která předdefinovaná pole budou dostupná v projektové kartě a formuláři pro podání návrhu (viditelnost pro zaměstnance se nastavuje později, při konfiguraci formuláře).
- Vytvořte nová pole různých typů a označte je jako aktivní.
- Dostupné typy polí:
- Krátký text (např. čas na realizaci, metriky…)
- Dlouhý text (např. Název, současný stav, návrh řešení)
- Odkaz (např. odkaz na Sharepoint, externí reporty…)
- Datum (např. plánované zahájení, dokončení a další milníky)
- Rozbalovací seznam (dropdown) (např. priorita, produkt, ano/ne…)
Pozn.: Seznam si pojmenujte tak, aby vyhovoval potřebám daného typu projektu. Jeho možnosti (které se rozbalí po rozkliknutí) se spravují v části Předvolby závodu → Rozbalovací seznamy. Jeden seznam lze využít pro více typů projektů, jmenuje se však vždy podle toho, jak jste ho označili u daného typu projektu.Tedy např. seznam č. 1 (možnosti ano/ne) může mít u projektu typu “Malé zlepšení” název “Lze implementovat v řádu dní?” a u projektu typu “Projekt A3” název “Je vyžadováno zapojení více než dvou oddělení?”.
📌 Výchozí pole: Některá pole jsou dostupná automaticky a lze je zahrnout nebo vynechat podle potřeby:
- Dlouhé textové pole: Název kaizenu, současný stav, navrhované řešení
- Datum: Plánované zahájení, plánované dokončení
- Rozbalovací seznam: Autoři, odpovědné osoby (např. manažer, vedoucí), pracoviště, oblast zlepšení.
3️⃣ Nastavení workflow a výchozího seznamu úkolů
- V rámci nastavení typu projektu definujte úkoly, které se budou vztahovat na všechny projekty tohoto typu.
- Možné úkoly:
- Počáteční kontrola – první krok, kdy odpovědná osoba nebo tým přezkoumá návrh.
- Schvalování:
Schválení manažerem – příslušný vedoucí přezkoumá a schválí.
Schválení financí – pokud má projekt finanční dopady, kontroluje ho zástupce finančního oddělení. - Konečné rozhodnutí – určená osoba (např. CI manažer) dává finální souhlas.
- Hodnocení hodnotící komisí/jednotlivci – pokud je aktivováno bodování (Scoring), tento krok zajišťuje strukturované hodnocení.
- Implementační kroky – dílčí úkoly jako např. nákup vybavení
- Návrh odměny
📌 Závislosti mezi úkoly
Můžete nastavit závislosti mezi úkoly, které definují, které úkoly musí být dokončeny dříve, než bude možné zahájit další.
Příklad: Schválení manažerem → Nutné před odesláním ke schválení financí.
4️⃣ Vše zkontrolujte a uložte
- Zkontrolujte, zda jsou všechna pole a úkoly správně nastaveny, teprve poté přejděte k nastavení formulářů a karet projektu.
- Změny v typu projektu jsou možné, nicméně je třeba si uvědomit, že můžou představovat poměrně velký zásah. Navíc se automaticky neprojeví v již podaných návrzích/projektech, ale až v těch, které budou přijaty po provedení této změny.
5️⃣ Nastavení Formuláře pro podání návrhů a Karty projektu
- Jakmile je typ projektu uložen, přejděte do sekce Formuláře (pro podání návrhů).
- Vyberte typ projektu a nastavte, která předdefinovaná pole budou ve formuláři viditelná.
- Stejný postup zopakujte pro Kartu projektu, kde se zobrazuje přehled projektu.
- Jakmile je karta nastavena, vraťte se do nastavení typu projektu a přiřaďte k němu odpovídající kartu.
6️⃣ Otestujte nastavení
- Vytvořte testovací projekt s novým typem projektu.
- Zkontrolujte, zda se aplikují správná pole, úkoly a workflow.
- V případě potřeby upravte nastavení.
Doporučené postupy
✔ Držte se struktury – Nejprve nastavte typy projektů, poté formuláře a projektové karty.
✔ Používejte konzistentní typy polí – Ujistěte se, že výběrové nabídky a textová pole odpovídají reportovacím požadavkům.
✔ Otestujte před nasazením – Vytvořte testovací projekty, abyste se ujistili, že jsou aplikována správná pole, formuláře a workflow.
✔ Využívejte předpřipravené šablony – Pokud jsou dostupné, použijte šablonu a přizpůsobte ji místo vytváření nového nastavení od základu.
Další kroky
🔹 Po finalizaci typů projektů nastavte další formuláře pro podání návrhů.
🔹 Dobře vysvětlete autorům, jak správně vybrat typ projektu při podávání návrhů.
🔹 Sledujte využití typů projektů a v případě potřeby je upravujte.
💡Jak využít typy projektů naplno
🔹 Typy projektů vám pomůžou zaměřit se na konkrétní cíle – například „Drobná zlepšení“ pro rychlé změny, „A3 projekty“ pro větší optimalizace nebo “Skoronehody“ pro sledování rizik a preventivní opatření.
🔹 Každý typ projektu může mít jiná hodnotící kritéria i workflow – zatímco u nákladových zlepšení se hodnotí finanční dopad, u ergonomických změn může být klíčová bezpečnost a komfort zaměstnanců.
🔹 Můžete přesně nastavit, jaké informace chcete sbírat – třeba u hlášení chyb potřebujete přesné označení dokumentace, zatímco u zlepšení pracovního postupu je důležitější popis současného a navrhovaného stavu.
🔹 Správná struktura zjednoduší orientaci zaměstnancům – díky dobře nastaveným typům projektů zaměstnanci přesně vědí, kam svůj nápad zařadit a co se s ním bude dít dál.
🔹 Typy projektů usnadňují analýzu dat a reporting – například sledování trendů v rámci “skoronehod“ vám pomůže preventivně předcházet budoucím problémům.
Nenašli jste odpovědi nebo se vám ani s pomocí návodu nedaří provést požadované úpravy? Je vám k dispozici vaše kontaktní osoba nebo nám napište na contact@ekaizen.app.
